Atender com eficiência as obrigações previstas pelas Portarias do Ministério da Educação ligadas à gestão documental. Este tem sido um dos principais desafios das Instituições de Ensino de todo o país nos últimos meses. O fluxo de informações é vasto considerando os milhares de alunos que entram e saem todos os anos. Controlar todo o dossiê dos estudantes da maneira exigida somente se torna possível por meio do uso de soluções desenvolvidas exclusivamente para o segmento.

É justamente isto que foi visto no Webinar "Atendendo às Portarias do MEC: solução para gestão e classificação eletrônica dos documentos dos alunos". A Arquivar, em parceria com o Instituto Information Management, apresentou a solução da empresa voltada para o atendimento das Instituições de Ensino Superior. O Gestor Acadêmico oferece recursos diversos e atende principalmente as demandas das Portarias 1224 de 18/12/2013 e nº 22 de 21 de dezembro de 2017.

Conheça as Portarias

De maneira bem resumida, a Portaria 1224 define o código de classificação e tabela de temporalidade de documentos e a destinação final dos documentos e informações que compõe o acervo Acadêmico. Já a Portaria nº 22 de 21 de dezembro de 2017, dentre outras coisas, "dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância, integrantes do sistema federal de ensino".

Outro fator que movimentou a área juntamente com tais Portarias foi o Decreto 9.235. Este trata sobre a conversão dos documentos que compõem o acervo acadêmico das IES para o meio digital. E isso "mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação".

E mais, os prazos e obrigações previstas nos artigos 42 e 43 da Portaria nº 22 também trouxeram aspectos importantes para as Instituições de Ensino. A já mencionada conversão para o meio digital deverá ser realizada em um prazo de 24 meses a contar da data de publicação, ou seja, até dezembro de 2019. Devido ao grande volume existente nas instituições, tal prazo torna necessário que as ações necessárias já sejam iniciadas desde agora.

O controle do acervo digitalizado deverá ser feito por sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos capazes de atender características determinadas, como é o caso do ArqGED da Arquivar. Esta é mais uma das exigências previstas que obrigará grande parte das instituições a adotarem tal tipo de solução.

Solução Acadêmica

O Gestor Acadêmico engloba em uma solução exclusiva o software de Gestão Eletrônica de Documentos (ArqGED) com os serviços de Consultoria, Organização, Digitalização, Guarda e Microfilmagem, todos executados pela equipe especializada da Arquivar.

Isso permite que a instituição:

- gerencie os históricos dos alunos de maneira estruturada;
- crie fluxos de trabalho;
- realize uma rápida e prática digitalização e indexação da documentação de cada aluno, com regras de auditoria que apontam a falta ou a inexistência de documentos dos alunos.

O Webinar

A apresentação ocorreu na quinta-feira, 05 de abril, e contou com a participação de mais de 100 representantes das mais diversas instituições da área acadêmica. No Webinar, que possui acesso gratuito, é possível acompanhar com mais detalhes como a solução da Arquivar para a área acadêmica consegue atender os principais pontos das Portarias e do Decreto mencionados.

Trata-se de uma grande oportunidade para todos que trabalham em alguma instituição de ensino superior. A grande maioria das IES precisará passar por diversos ajustes para se adequar a todas as obrigações, então nada melhor que ampliar o conhecimento e compreender como ferramentas existentes no mercado podem auxiliar com eficácia na execução destas medidas.

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Website: https://materiais.arquivar.com.br/webinar-gestor-academico

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